内容証明郵便とは?

内容証明郵便とは、「いつ、いかなる内容の文書を誰から誰あてに差し出されたかということを、差出人が作成した謄本によって郵政局が証明する制度です」。郵便を出した内容についても証明されることが特定記録郵便サービスとはことなります。行政書士が作成代行した場合、事務所名や行政書士名を内容に記載することにより、さらに文書としての公的信用性を向上させることができます。

よく利用されるケース

  • 契約の解除を通知する場合(クーリング・オフ)
  • 未払い代金の支払いを督促する場合
  • 商品の引き渡し請求をする場合
  • 損害賠償を請求する場合
  • など

内容証明を使うべきポイント

  • メリット
    • 契約解除などの意思表示が相手方に届いたことを後日証明できる
    • 請求に応じない相手に心理的圧迫を加え、要求を実現しやすくする
    • 意向が固いことを明確に示す
  • デメリット
    • 受け取り拒否をされる可能性がある
    • 相手方との円満な関係を壊す可能性がある

内容証明郵便の出し方

内容文書とその謄本2通(差出人および郵便局が各1通ずつ保存するもの)を準備し、差出人および受取人の住所氏名を記載した封筒をもって、対応可能とされている郵便局へ差出します。

書き方

  1. 文書1通のみを内容としていること
    • 容文書以外の物(図面や返信用封筒等)を同封することはできません。
  2. 次の文字または記号によって記載されていること
    • 仮名
    • 漢字
    • 数字
    • 英字(固有名詞に限ります。)
    • 括弧
    • 句読点
    • その他一般に記号として使用されるもの
  3. 1枚の字数制限があります
    1. 窓口で出す内容証明文書
      • 縦書き:1行20字以内、1枚26行以内
      • 横書き:1行20字以内、1枚26行以内
      • 横書き:1行13字以内、1枚40行以内
      • 横書き:1行26字以内、1枚20行以内
    2. e内容証明
      • 1枚あたり1,584文字(指定Wordひな形文書を使用)
  4. 文字または記号の訂正
    • 謄本の文字または記号を訂正/挿入/削除するときは、その字数及び箇所を欄外または末尾の余白に記載し、差出人の印を押印する
    • その訂正/削除に係る文字は明らかに読み得るように字体を残す
  5. 2枚以上にわたる場合の契印
    1. 枚数が2枚以上にわたるときは、そのつづり目に契印をする
    2. 押印する印章は、封筒に記載された差出人の印章とする

差し出した日から5年以内に限り、差出郵便局に保存されている謄本の閲覧を請求することができます。また、差出人は差し出した日から5年以内に限り、差出郵便局に謄本を提出して再度証明を受けることができます。

次の記事

IT関連の契約書について